Klauzula informacyjna

Niniejszym spółka „TM Flota spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” sp. k. z siedzibą w Warszawie informuje, iż:

1. Administratorem Danych Osobowych jest spółka TM Flota spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. z siedzibą w Warszawie, ul. Jagiellońska 84, 03-303 Warszawa (dalej zwana „Administratorem”).
2. Może Pan/Pani kontaktować się z Administratorem w sprawie ochrony danych osobowych i realizacji swoich praw za pośrednictwem poczty elektronicznej: bok@tmflota.pl oraz drogą pocztową: ul. Jagiellońska 84, 03-303 Warszawa.
3. W zależności od realizowanych usług oraz wyrażonej zgody Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

1. w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy na podstawie Pani/Pana zainteresowania ofertą – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO^*;
2. w celu zawarcia i wykonywania umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
3. w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze – na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO, w tym w szczególności w związku z art. 78 ust. 4 ustawy z dnia 20.06.1997 r. prawo o ruchu drogowym, tekst jednolity: Dz. U. z 2017, poz. 1260);
4. w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, co jest prawnie uzasadnionym interesem przetwarzania danych przez Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO;
5. w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w tym w szczególności w związku z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości;
6. w celu uaktualniania, korygowania i ujednolicania danych osobowych klientów, jak również kontaktowania się z klientami przy  problemach z realizacją wniosków klientów, w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO;
7. w celu administrowania, utrzymywania i rozwoju systemów informatycznych oraz zapewnienia bezpieczeństwa danych, w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO;
8. w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO;
9. w celu lokalizacji pojazdu oraz kontroli właściwego użytkowania pojazdu za pomocą urządzeń lokalizacyjnych (GPS) będącego realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora zabezpieczenia pojazdu na wypadek kradzieży albo przywłaszczenia oraz ochrony przed uszkodzeniem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO;
10. w celu oferowania  bezpośrednio produktów i usług, przesyłania przypomnień, zaproszeń na wydarzenia (marketing bezpośredni), co jest prawnie uzasadnionym interesem przetwarzania danych przez Administratora  na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO, albo  w zależności od sytuacji na podstawie zgody, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit a) RODO oraz właściwych przepisów o komunikacji elektronicznej.

1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem zawarcia i wykonywania umowy.
2. Pana/Pani dane osobowe możemy udostępnić następującym kategoriom podmiotów:

1. pracownikom i współpracownikom Administratora upoważnionym do ich przetwarzania na polecenia Administratora;
2. podmiotom, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych, w tym:

1. dostawcom usług prawnych i doradczych w przypadku zaistnienia konieczności ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami w związku z prowadzoną przez Administratora działalnością gospodarczą;
2. dostawcom usług księgowych;
3. dostawcom usług technicznych i organizacyjnych, w tym między innymi firmom: informatycznym i teleinformatycznym;
4. firmom współpracującym z Administratorem w zakresie świadczonych usług, a w szczególności zakładom naprawczym, firmom świadczącym usługi w zakresie ogumienia, firmom współpracującym w zakresie usług IT, firmom świadczącym usługi assistance, firmom świadczących usługi geolokalizacji (GPS);

1. uprawnionym organom, a w szczególności Policji, Straży gminnej (miejskiej), Inspekcji Transportu Drogowego;
2. zakładom ubezpieczeń, brokerom.

1. Pana/Pani dane osobowe mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego o ile podmioty mające siedzibę w tych państwach w odpowiedni sposób zabezpieczają dane osobowe.
2. Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane przez Administratora przez następujące okresy:

1. przez okres niezbędny do wykonywania umowy i ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami z tym związanymi – przez okres 10 lat lub do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa;
2. dane przetwarzane w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej – przez okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikającej z przepisów prawa;
3. dane przetwarzane w celu ewentualnego wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – przez okres wynikający z przepisów prawa;
4. w przypadku przetwarzania danych w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu – przez okres do czasu złożenia przez Panią/Pana sprzeciwu, z zastrzeżeniem konieczności przetwarzania danych do końca okresu niezbędnego do ustalenia, dochodzeni lub obrony roszczeń, z tym, że dane pozyskane z urządzeń lokalizacyjnych (GPS) będą przechowywane przez okres 12 miesięcy;
5. podstawowe dane przetwarzane w celu oferowania bezpośrednio produktów i usług (marketing bezpośredni) – do czasu, aż zgłosi Pan/Pani sprzeciw względem ich przetwarzania w tym celu bądź cofnie udzieloną zgodę lub Administrator ustali, że się zdezaktualizowały.

1. Przysługuje Panu/Pani:

1. Prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
2. Prawo do sprostowania (poprawienia) swoich danych, jeżeli są nieprawidłowe;
3. W przypadkach określonych przepisami prawa prawo do usunięcia danych, żądania ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych;
4. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzoru, to jest Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli Administrator przetwarza Pana/Pani dane osobowe niezgodnie z prawem.

1. Przysługuje Panu/Pani:

1. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych przez Administratora w celu marketingu bezpośredniego;
2. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych, z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych przez Administratora jest:

1. Niezbędność przetwarzania do wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi danych (art. 6 ust. 1 lit e RODO);
2. Uzasadniony interes prawny Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO).

1. Prawo do wycofania zgód, jeżeli były takie udzielone na podany powyżej adres e-mail lub adres do korespondencji.

1. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu związanym z automatycznym podejmowaniem decyzji, tj. profilowaniu które odbywałoby się bez udziału człowieka i wywoływało skutki prawne lub w podobny sposób wpływało na Panią/Pana.

_________________________                                ____________________

Data, imię i nazwisko                                                Czytelny podpis

^* Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1)